Belge yazma çalışma sürecinizi düzenlemenin bir yolunu arıyorsanız, aşağıdaki ipuçları işinize yarayabilir. Yararlı bir kılavuz, öğretici veya iş akışını belgelemeye çalışıyor olsanız da, bunu profesyonel ve hızlı bir şekilde yapmanız gerekir. Gelişmiş bir bilgiye ihtiyacınız olabilir dokümantasyon aracı Çalışmanızı geliştirmek için ClickHelp teklifleri gibi. Belge yönetimi sürecinde etkin bir şekilde nasıl gezineceğinizi öğrenin.

Doğru Yönetim Sistemi

Kısa sürede kusursuz belgeler oluşturmak için yenilikçi araçlar kullanmanız gerekir. İstediğiniz sonuçları elde etmek için manuel işlemleri olabildiğince otomatikleştirin. İşin en iyi yanı, bu tür araçları işinize uygulamak için bir BT uzmanı olmanıza gerek olmamasıdır. Herhangi bir yazılımı indirmeden ve çalışmaya başlamadan önce araştırma yapın. İşinizi iyileştirebilecek hizmetleri düşünün:

  • farklı formların anında yönlendirilmesi;
  • Grammarly gibi çevrimiçi dilbilgisi kontrol programları;
  • belirlediğiniz hedeflerin takibi ve gerçekleştirmeniz gereken görevlerle ilgili bildirimler;
  • performans incelemesi ve iş akışının otomatik yönetimi hakkında hatırlatmalar;
  • ihtiyacınız olan düzenleme araçlarıyla yazı asistanı;
  • ekip üyeleriyle hızlı bir şekilde sohbet etmek için sizi ekip ve iç haberciler ile buluşturan hizmetler;
  • diğer çalışanlarla paylaşabileceğiniz faydalı panolar.

Dokümantasyona İlişkin En İyi Öneriler

Dokümantasyon yönetimi yıllarca öğrenmeyi gerektirmez; ancak, becerilerinizi geliştirmenin bir sınırı yoktur. İstediğiniz zaman kullanabilmek için oluşturmanız gereken bir iş planı olarak düşünün. Takip etmeniz gereken hedefleri seçin ve üzerinde çalıştığınız projelere dayalı olarak gerekli dokümantasyonun vizyonunu oluşturun. Projenin güçlü yönleri ile geliştirebileceğiniz zayıf yönlerin ve önünüze çıkan yeni fırsatların bir listesini oluşturmalısınız.

Bir plan oluşturun ve onu nasıl daha etkili bir şekilde uygulayacağınızı öğrenin. İş veya teknik belgelerin her ikisi de, farklı çalışma aşamalarında ekiple işbirliğini gerektirir. Belge üretkenliğini optimize etmek için temel stratejilere göz atın.

  1. İşlemi olabildiğince doğru yapın

Oluşturduğunuz her teknik belgenin doğruluğuna odaklanın. Diğer ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları bilgileri kolayca bulabilmeleri için belgeleri klasörlere ayırmak ve yapılan her adımı yazmak son derece önemlidir. İyi organize edilmiş belgeler size zaman kazandıracaktır. Dokümantasyon oluştururken acele etmeyin. Orada olması gereken tüm detayları düşünün veya önceden oluşturduğunuz plana göre çalışın.

  1. Hareketlilik

Gerekli belgeye gerçek zamanlı olarak erişebilmek ve düzenleyebilmek son derece önemlidir. Yüksek doğrulukla belgeye hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. Ayrıca tüm düzenleme araçlarının önünüzde olduğundan emin olmanız gerekir. Hızlı bir şekilde yeni belgeler oluşturmanız gerekiyorsa, ekip veya müşteri ile her toplantıdan sonra, her zaman sizin için uygun olan belirli şablonlar oluşturun. Böyle bir şablonu doldurmanız gerektiğinde, açmanız yeterlidir. Doldurduğunuz belgelere, diğer ekip üyelerinin güncellemeleri kontrol edebilmeleri veya orada not almayı başarabilmeleri için erişim sağlayabilirsiniz.

  1. Zayıf yönleri öğrenin

Dokümantasyon yönetimi konusundaki önceki deneyiminizi analiz etmeyi unutmayın. Bu, onları iyileştirebilmeniz için boşlukları ve zayıflıkları fark etmenin en iyi yoludur. Projeden sonra biraz dinlenin ve daha sonra tekrar gelin.

Son teslim tarihine kadar tüm endişeler unutulduktan sonra, oluşturulan belgelere, kullanılan araçlara ve gerçekleştirilen adımlara odaklanabilirsiniz. Hepsi kusursuz muydu? İyi yaptığınız her şeye ve yanlış olduğunu düşündüğünüz şeylere dikkat edin. Bu hatalar kaçınılmaz mıydı? Değilse, onları nasıl önleyebileceğinizi öğrenin. Analizden edindiğiniz bilgilere dayanarak yeni bir plan bile oluşturabilirsiniz. Becerilerinizde ustalaşmanıza ve işinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır.

Gelişmiş Belgeleme Becerileri

Dokümantasyon yönetiminizde uzmanlaşmak istiyorsanız, teknik dokümantasyon, mevcut araçlar ve kaçınabileceğiniz hatalar hakkında her şeyi öğrenmelisiniz. Mesleğinizde daha iyi olmanıza ve daha hızlı çalışmanıza yardımcı olacak kendi stratejinizi oluşturmaya odaklanmalısınız. Günlük iş rutininizde uygulayabileceğiniz stratejilere dikkat edin. Eklemek için daha fazla ipucunuz varsa, aşağıdaki yorumlarda yapabilirsiniz. İşinizde en çok hangi araçları kullanıyorsunuz?










#Dokümantasyon #Verimliliği #Nasıl #Optimize #Edilir